מדיניות פרטיות — Doc Chief

גרסה: 1.0 · תאריך המסמך: 2026-10-12 · תאריך תחילה: 2026-10-12

בקצרה, לפני הפרטים

• Doc Chief הוא שירות שעוזר לעסקים לאסוף מסמכים ותמונות בוואטסאפ: העסק פותח "תיק", האדם שהעסק פנה אליו ("הממלא") שולח את המסמכים פריט אחר פריט, ו-Doc Chief אורז אותם לקובץ ZIP ושולח אותו למייל של העסק.
• על המסמכים שממלאים שולחים, העסק שביקש אותם מחליט. אנחנו מעבדים אותם בשבילו ולפי הוראותיו. אפשר לפנות לעסק, ואפשר לפנות גם אלינו (סעיף 12).
• אחרי מסירה מוצלחת אנחנו מוחקים מהשרת את קבצי התיק (התמונות, המסמכים וה-ZIP). פרטי התיק הבסיסיים נשמרים: שם הממלא, מספר הטלפון שלו, מועדים וסטטוס. תקופות השמירה המלאות בסעיף 9.
• כיום אין בינה מלאכותית בצינור. שום מערכת AI לא קוראת, מסווגת או מנתחת את תוכן המסמכים. התהליך קבוע ומבוסס על תבניות.
• אנחנו לא מוכרים מידע אישי. כדי להפעיל את השירות אנחנו נעזרים בספקים: Meta (וואטסאפ), Google (דואר אלקטרוני), Oracle (שרת בישראל) ו-Namecheap (דומיין והעברת דואר). פירוט בסעיף 7.
• אין באתר עוגיות, כלי מעקב או אנליטיקה.
• שאלות ובקשות: docchief.office@doc-chief.com

1. מי אנחנו ואיך יוצרים קשר

Doc Chief ("Doc Chief", "אנחנו") מופעל על ידי יעקב קובי אסולין (עוסק פטור), שהוא גם מפעיל השירות.

• דוא"ל לענייני פרטיות ולכל בקשה לפי מדיניות זו: docchief.office@doc-chief.com
• אתר: https://doc-chief.com

לא מונה ממונה הגנת פרטיות. בקשות בנושא פרטיות מטופלות על ידי יעקב קובי אסולין.

2. על מי חלה המדיניות, ובאיזה תפקיד אנחנו פועלים

המדיניות מתארת איך אנחנו מטפלים במידע אישי של כמה קבוצות. התפקיד שלנו משתנה לפי סוג המידע:

הערה לממלאים: הודעות הוואטסאפ שמגיעות אליכם נשלחות ממספר הוואטסאפ של Doc Chief, והמספר הזה משותף לכל העסקים שמשתמשים בשירות. בהודעת הפתיחה מופיע שם העסק שביקש מכם את המסמכים. העסק הזה קבע אילו מסמכים לבקש ולמה, והוא מקבל אותם בסוף.

3. איזה מידע אנחנו אוספים

3.1 לקוחות עסקיים ונרשמים

• פרטי הרשמה ויצירת קשר מטופס ההרשמה באתר או מפנייה ישירה: שם העסק, שם איש או אשת הקשר, טלפון, דוא"ל, המסלול שנבחר והתבניות שנבחרו, ואישור תנאי השימוש ומדיניות זו.
• מספר עוסק או ח.פ., אם מסרתם אותו. זה שדה רשות. המספר נשלח לתיבת הדואר של השירות ונכלל במסמכי ההצטרפות שלכם. הוא לא נשמר בבסיס הנתונים של התיקים.
• כתובות דוא"ל למסירה: הכתובת הראשית ורשימת תפוצה נוספת שאליה יישלחו התיקים הסגורים. ייתכן שיש ביניהן כתובות של עובדים מסוימים.
• מידע על ההתקשרות: מספר לקוח, שלב בתהליך ההצטרפות, מסלול ותוספות, סטטוס תשלום (מסומן ידנית), תזכורות תשלום שנשלחו, אישור כתובת המסירה, השעיה אם הייתה, ומונים של מספר התיקים לצורך מכסות.
• התכתבויות ומסמכי הצטרפות: מיילים ומסמכים שהוחלפו איתכם, למשל טופס האפיון שאתם ממלאים ומחזירים, אישור ההזמנה ומסמך הפתיחה, ובקשות תמיכה טכנית.
• פרטי תשלום: כיום התשלום מתבצע מחוץ למערכת, וסימון "שולם" נעשה ידנית. אנחנו לא אוספים ולא שומרים פרטי כרטיס אשראי.

3.2 נציגי עסק

• מספר הטלפון בוואטסאפ, והשיוך שלו לעסק.
• ההודעות והפקודות שנציג העסק שולח ל-Doc Chief: פתיחת תיק, ביטול, דוחות ובקשות תמיכה, כולל הפרטים שהוא מזין על הממלא.

3.3 ממלאים

• שם ומספר טלפון בוואטסאפ. אלה נמסרים לנו על ידי העסק כשהוא פותח תיק, ולא על ידיכם. נציג העסק יכול גם לשתף כרטיס איש קשר, ואז נשמר מספר הטלפון שבכרטיס.
• המסמכים והתמונות ששלחתם לכל פריט בתיק: תמונות, וקבצים שנשלחים כ"מסמך" בכל פורמט, יחד עם שעת הקבלה של כל קובץ.
• הודעות טקסט ותשובות לחצנים ששלחתם בשיחה, כמו "זה הכל", "מחק" או בחירת שפה. הן משמשות רק כדי להתקדם בתהליך, ולא נשמרות כתוכן נפרד.
• פרטי התיק: כותרת שהעסק נתן לתיק, שפה (עברית או אנגלית), אילו פריטים הושלמו, סטטוס התיק, מועדי פתיחה וסגירה ומועדי התזכורות שנשלחו.
• חשוב: המסמכים יכולים להכיל מידע אישי נוסף, לפי מה שהעסק ביקש. לדוגמה, צילום רישיון נהיגה כולל פרטים אישיים, תמונה וכתובת, ויש גם חתימות, מספרי רכב וטפסי דיווח. אנחנו לא קוראים, לא מסווגים ולא מחלצים מידע מתוך המסמכים. אנחנו רק שומרים אותם זמנית, אורזים ומוסרים לעסק. קבצים שנשלחים כ"מסמך" ולא כ"תמונה" עלולים לכלול נתונים מוטמעים (metadata) שהמכשיר שלכם הוסיף, כמו מיקום או מועד הצילום. אנחנו לא קוראים את הנתונים האלה ולא מסירים אותם.

3.4 מבקרים באתר

• מידע שמסרתם בטופס "יצירת קשר": שם, טלפון ו/או דוא"ל ותוכן ההודעה.
• כתובת IP: כדי להגביל הצפה של הטפסים, השרת שומר את כתובת ה-IP של מי ששולח טופס בזיכרון בלבד. היא לא נכתבת לדיסק, ונמחקת כשהשירות מופעל מחדש.
• אין באתר עוגיות, פיקסלים או כלי אנליטיקה. פירוט בסעיף 15.

4. מקורות המידע

• ישירות מכם: בטופס באתר, בדוא"ל או בשיחת וואטסאפ.
• מהעסק-הלקוח: שם ומספר טלפון של ממלאים ושל נציגי העסק, וכותרת התיק.
• מ-Meta (WhatsApp Cloud API): ההודעות והקבצים ששלחתם למספר של Doc Chief מגיעים אלינו דרך Meta.

5. למה אנחנו משתמשים במידע, ועל איזה בסיס

אנחנו לא משתמשים במידע של ממלאים לשום מטרה משלנו, כמו שיווק, פרסום, פרופיילינג או אימון מודלים, ולא מנתחים את תוכן המסמכים. בצינור אין קבלת החלטות אוטומטית שמשפיעה על אנשים. הכללים הקבועים היחידים חלים על עסקים: חסימת פתיחת תיק בגלל חוב או מכסה, והשעיה בגלל נפח חריג.

מסירת המידע על ידי ממלא היא רשות. אין חובה חוקית למסור לנו מידע. מי שלא ישלח את המסמכים פשוט לא יעביר אותם לעסק דרכנו, וההשלכות של זה הן בינו לבין העסק. מסירת פרטים על ידי לקוח עסקי היא רשות, אבל בלי פרטי קשר וכתובת מסירה לא נוכל לספק את השירות.

6. וואטסאפ ו-Meta

• השיחה עם ממלאים ונציגי עסק מתנהלת דרך WhatsApp Business Platform (Cloud API) של Meta. הודעות וקבצים עוברים דרך התשתית של Meta לפני שהם מגיעים לשרת שלנו.
• לפי התיעוד של Meta, כשהיא מספקת את Cloud API היא פועלת כמעבד מטעם העסק שמפעיל את המספר, כלומר מטעם Doc Chief. לגבי מידע של ממלאים, שבו העסק-הלקוח הוא בעל השליטה, Meta היא אפוא ספק משנה שלנו. לפי אותו תיעוד, Meta שומרת הודעות וקבצי מדיה עד 30 יום לצורך תפעול, הודעות שנשמרות אצלה מוצפנות, והיא מצהירה שאינה משתמשת בתוכן ההודעות האלה לפרסום. מידע על החשבון ועל השימוש בשירות עשוי לעבור גם לחברות של קבוצת Meta, לפי התנאים של Meta.
• השימוש שלכם באפליקציית וואטסאפ עצמה (החשבון, אנשי הקשר, ההגדרות) כפוף לתנאי השירות ולמדיניות הפרטיות של WhatsApp, ולא למדיניות זו. על המידע ש-Meta אוספת כבעלת שליטה אין לנו שליטה.
• את הקבצים אנחנו מורידים מ-Meta לשרת שלנו בחיבור מוצפן ומאומת. אנחנו לא מקבלים מ-Meta את רשימת אנשי הקשר שלכם, את תמונת הפרופיל או את המיקום.
• הודעות שאנחנו יוזמים, כמו פתיחת תיק או ביטול, נשלחות בתבניות שאושרו מראש על ידי Meta, ורק לבקשת עסק-לקוח שפתח תיק עבורכם. אנחנו לא שולחים הודעות שיווקיות לממלאים.

7. שיתוף מידע וספקי שירות

אנחנו לא מוכרים, לא משכירים ולא סוחרים במידע אישי. אנחנו מעבירים מידע רק במקרים האלה:

לכל ספק יש גישה רק למה שנחוץ לתפקידו, והשימוש שלו במידע כפוף לתנאים ולמדיניות הפרטיות שלו.

כיום אין לנו ספק חשבוניות או סליקה, ומסירה ל-Google Drive אינה פעילה. אם אחד מהם יתווסף, נעדכן את המדיניות לפני כן.

8. העברת מידע אל מחוץ לישראל

• השרת שלנו, שעליו נשמרים בסיס הנתונים וקבצי התיקים עד למסירה, נמצא בישראל.
• Meta, Google ו-Namecheap מעבדים מידע גם מחוץ לישראל. העברה כזו נעשית בהתאם לתקנות הגנת הפרטיות (העברת מידע אל מאגרי מידע שבחוץ לארץ).

9. כמה זמן אנחנו שומרים מידע

"עד 8 ימים": הניקוי רץ פעם ביום ובודק תאריכים שלמים, ולכן מייל נמחק 7 עד 8 ימים אחרי שנשלח.

בתום תקופת השמירה אנחנו מוחקים את המידע, אלא אם הדין מחייב לשמור אותו. עותקים שכבר נמסרו לעסק-הלקוח נמצאים אצלו, ועליהם חלה המדיניות שלו.

10. אבטחת מידע

אלה האמצעים שמופעלים בפועל:

• הצפנה בתעבורה: האתר ונקודת הקצה של וואטסאפ מוגשים ב-HTTPS. גם התקשורת מול Meta מוצפנת (HTTPS), והשליחה משרת Doc Chief לשרת הדוא"ל של Google מוצפנת (STARTTLS). ההצפנה הזו חלה על המקטע שלנו בלבד: קובץ ה-ZIP עצמו אינו מוצפן בנפרד, והמשך הדרך של המייל לתיבת הנמען תלוי בספקי הדוא"ל.
• גיבויים מוצפנים: הגיבוי היומי מוצפן (בכלי age) לפני שהוא יוצא מהשרת. מפתח הפענוח אינו נשמר בשרת ואינו נשמר בתיבת הדואר.
• אימות מקור ההודעות: כל הודעה נכנסת מ-Meta נבדקת לפי חתימה קריפטוגרפית (HMAC-SHA256) לפני שהיא מעובדת. הודעה בלי חתימה תקינה נדחית, וכשמפתח החתימה לא מוגדר השרת דוחה את כל ההודעות.
• בידוד בין עסקים: כל תיק משויך לעסק אחד. לפני כל מסירה המערכת בודקת שהיעד תואם לעסק שפתח את התיק ושהכתובת אושרה על ידו, וחוסמת את המסירה אם יש אי-התאמה.
• הגבלת גישה: שירותי האפליקציה מאזינים רק בתוך השרת. ממשק הניהול אינו חשוף לאינטרנט, והגישה אליו היא דרך ערוץ מוצפן (SSH). הגישה לשרת, לממשק הניהול, לתיבת הדואר של השירות ולניהול חשבון ה-Meta של השירות מוגבלת למפעיל השירות. סודות טכניים, כמו מפתחות API, נשמרים בקובץ עם הרשאות מוגבלות ולא בקוד.
• הגנה על טפסים: הגבלת קצב לכל כתובת, מלכודת לבוטים ותקרה כללית ללידים חדשים בשעה.
• צמצום מידע: קבצים נמחקים אחרי מסירה, הגיבוי לא כולל קבצי תיקים, ומיילים של השירות נמחקים לפי סעיף 9.
• יומן פעולות שלא ניתן לשנות או למחוק בו רשומות, לתיעוד פעולות רגישות.

שום מערכת אינה חסינה לחלוטין, ואנחנו לא יכולים להבטיח אבטחה מוחלטת. אנחנו פועלים לפי תקנות הגנת הפרטיות (אבטחת מידע).

11. אירוע אבטחה

אם יקרה אירוע אבטחה שמעורב בו מידע אישי:

• נפעל לבלום אותו ולבדוק מה קרה.
• אם מעורב מידע של ממלאים, נודיע לעסק-הלקוח בלי דיחוי, כדי שיוכל לעמוד בחובות שלו.
• נדווח לרשות להגנת הפרטיות ככל שהדין מחייב, ונודיע לאנשים שנפגעו אם הדין מחייב או אם הרשות תורה על כך.

12. הזכויות שלכם, ואיך מבקשים עיון, תיקון או מחיקה

מה החוק נותן. לפי חוק הגנת הפרטיות, התשמ"א-1981, כל אדם רשאי לעיין במידע עליו, ולבקש לתקן או למחוק מידע שאינו נכון, שלם, ברור או מעודכן. החוק לא נותן זכות כללית למחוק כל מידע לפי בקשה.

מה אנחנו מתחייבים לעשות מעבר לזה. זו התחייבות של Doc Chief עצמה, לא חובה לפי החוק: לבקשתכם נמחק גם מידע נכון שאנחנו מחזיקים עליכם, אלא אם הדין מחייב לשמור אותו או שהוא נחוץ לנו כדי להתגונן מפני תביעה. זה חל על כולם, גם על מי שמעולם לא נרשם לשירות.

איך מגישים בקשה:

1. שולחים דוא"ל ל-docchief.office@doc-chief.com עם הנושא "בקשת פרטיות" או "בקשת מחיקה".
2. מציינים מה מבקשים (עיון, תיקון או מחיקה) ואת מספר הטלפון בוואטסאפ או כתובת הדוא"ל שאיתם הייתם בקשר עם Doc Chief. ממלאים: ציינו גם את שם העסק שפנה אליכם, ואם יש לכם, את מספר התיק.
3. אימות: כדי לא למסור או למחוק מידע של מישהו אחר, נבקש מכם להשיב מאותה כתובת דוא"ל, או נשלח אליה קוד חד-פעמי ונבקש שתחזירו אותו. נשווה את הפרטים שמסרתם לרשומות שלנו. אם לא נוכל לקשר את הבקשה אליכם בוודאות סבירה, נבקש פרטים נוספים, ולא נמסור מידע עד שזה יתברר. לא נפנה אליכם ביוזמתנו בוואטסאפ לצורך האימות.
4. נשיב בתוך 30 יום לכל היותר.

אם אתם ממלאים (מי שעסק ביקש ממנו מסמכים):

• אפשר לפנות לעסק שביקש את המסמכים, ואפשר לפנות אלינו בדרך שלמעלה. אין צורך בחשבון או בהרשמה.
• במחיקה אנחנו: סוגרים תיק פתוח, מוחקים את הקבצים שעדיין נמצאים אצלנו, ומחליפים את השם ומספר הטלפון שלכם בתיקים בסימון "נמחק". גם כותרת התיק מוחלפת בסימון הזה.
• נעביר את הבקשה גם לעסק שפתח את התיק, כי הוא בעל השליטה במידע. בתיק שעדיין לא נמסר לעסק, נתאם איתו לפני המחיקה.
• מה המחיקה אצלנו לא כוללת: עותקים שכבר נמסרו לעסק ונמצאים אצלו (פנו אליו); גיבויים ועותקי מיילים, שנמחקים בעצמם לפי סעיף 9; העותק אצל Meta, עד 30 יום לפי התיעוד שלה; ורשומות ביומן הפעולות, שלא ניתן למחוק (ראו למטה).

אם אתם לקוח עסקי או נציג עסק: לבקשה נמחק את פרטי העסק, נציגי העסק, כתובות המסירה והתיקים שלו. אנחנו מטפלים בבקשה כזו ידנית, בכפוף לחובות שמירת רשומות לפי דין (למשל לצורכי מס), ולמעט יומן הפעולות. עסק שמבקש מחיקה מסיים בכך את השימוש בשירות.

הערה על יומן הפעולות: היומן בנוי כך שאי אפשר לשנות או למחוק בו רשומות, כדי שאיש, כולל אנחנו, לא יוכל להסתיר פעולה. לכן גם אחרי מחיקה יישארו בו רשומות על פעולות שנעשו, כמו מספר תיק ופעולת המחיקה עצמה. אנחנו לא משתמשים ביומן לשום מטרה מלבד אבטחה ובקרה.

הפסקת קבלת הודעות: אפשר להפסיק להגיב או לחסום את המספר בוואטסאפ. מי שמבקש שלא נפנה אליו יותר יכול לכתוב לנו בדוא"ל.

תלונה: אם אתם סבורים שלא טיפלנו כראוי בבקשה, אפשר להגיש תלונה לרשות להגנת הפרטיות במשרד המשפטים.

13. דיוור ופניות שיווקיות

אנחנו לא שולחים דברי פרסומת לממלאים. ללקוחות עסקיים ולנרשמים אנחנו שולחים מיילים שקשורים לשירות: מסמכי הצטרפות, אישור כתובת, מסירות ותזכורות תשלום. אם נשלח בעתיד דבר פרסומת, נעשה זאת רק בהתאם לסעיף 30א לחוק התקשורת (בזק ושידורים), כלומר בהסכמה מראש ועם אפשרות להסרה.

14. קטינים

השירות מיועד לעסקים ולמבוגרים שפועלים מטעמם, ואינו מכוון לקטינים. אנחנו לא אוספים ביודעין מידע על קטינים. עסק-לקוח לא יבקש מסמכים מקטין דרך השירות בלי בסיס חוקי והסכמה כדין.

15. עוגיות, מעקב ואנליטיקה

האתר doc-chief.com לא מציב עוגיות ולא משתמש בכלי אנליטיקה, בפיקסלים של רשתות חברתיות או בכלי פרסום. הגופנים באתר מוגשים מהשרת שלנו, כך שטעינת הדף לא שולחת את כתובת ה-IP שלכם לצד שלישי.

16. האחריות של העסק-הלקוח כלפי הממלאים

עסק שמשתמש ב-Doc Chief מתחייב בתנאי השימוש (סעיף 5 שם) לכמה דברים, ובהם:

• יש לו בסיס חוקי לבקש את המסמכים, והוא מבקש רק את מה שנחוץ.
• הוא מסר לממלא את ההודעה הנדרשת לפי סעיף 11 לחוק הגנת הפרטיות: למה המידע נאסף, למי יועבר והאם יש חובה למסור אותו.
• הממלא הסכים מראש לקבל ממנו הודעות בוואטסאפ דרך Doc Chief, לפני שהעסק פותח עבורו תיק.
• הוא מטפל בבקשות פרטיות של ממלאים כבעל השליטה במידע.

17. שינויים במדיניות

אנחנו עשויים לעדכן את המדיניות. הגרסה העדכנית תפורסם בדף הזה עם מספר גרסה ותאריך, ויומן העדכונים שבסוף הדף יתעד כל שינוי. על שינוי מהותי נודיע ללקוחות העסקיים בדוא"ל 14 יום לפחות לפני שהוא נכנס לתוקף. שינוי שנדרש לפי דין או לצורכי אבטחה עשוי להיכנס לתוקף מוקדם יותר.

18. דין וסמכות שיפוט

על המדיניות חלים דיני מדינת ישראל. סמכות השיפוט הייחודית נתונה לבתי המשפט המוסמכים במחוז חיפה.

19. נוסח מחייב

המדיניות מתפרסמת בעברית ובאנגלית. אם יש סתירה ביניהן, הנוסח העברי קובע.

20. יומן עדכונים